Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa saya ceritakan tentang kegiatan Pertemuan Koordinasi ke-8 LPSE Nasional yang saya ikuti di Jakarta beberapa waktu lalu. Mudah-mudahan saja apa yang saya tuliskan disini bisa mencakup sebagian besar kegiatan tersebut dan tidak ada yang terlewat karena kegiatannya sudah berlalu lebih dari seminggu dan saya tidak membuat catatan apapun selama mengikuti kegiatan. Baiklah, saya akan coba bercerita dari awal.
Pada tanggal 29 Oktober 2012, rekan (senior) saya yang merupakan ketua LPSE STP Nusa Dua Bali mendapat undangan via email dari Panitia Pertemuan Koordinasi Ke-8 LPSE Nasional. Dalam undangan dijelaskan bahwa tahun 2012 ini akan diadakan Pertemuan Koordinasi atau kita sebut saja Rakor yang dihadiri oleh seluruh LPSE yang ada di Indonesia. Acara di Jakarta selama 3 hari dan masing-masing LPSE diundang 2 orang. Dua orang ini mendapat fasilitas akomodasi. Setiap LPSE boleh mengirimkan lebih dari 1 orang dengan catatan yang mendapat fasilitas dalam Rakor hanya 2 orang. Untuk diketahui jumlah LPSE yang ada di Indonesia tahun 2012 ini sudah mencapai 513 LPSE. Jadi bisa dibayangkan acara akan dihadiri lebih dari 1000 orang belum termasuk panitia, pembicara dan undangan lainnya.
Undangan yang kami peroleh lalu dilaporkan oleh Ketua LPSE STP Nusa Dua Bali kepada pimpinan lembaga STP Nusa Dua Bali. Kami pun memperoleh lampu hijau untuk mengikuti Rakor LPSE di Jakarta. Surat Penugasan pun segera terbit dan tiket langsung dipesan. Saya (admin agency) dan rekan yang merupakan Ketua LPSE STP Nusa Dua Bali lalu melakukan konfirmasi melalui alamat website Pertemuan Koordinasi ke-8 LPSE Nasional dan mengikuti petunjuk seperti dalam undangan. Oya, acara Rakor adalah tanggal 9-11 Nopember 2012.
Hari Jumat, 9 Nopember 2012 pukul 9.45 pagi kami berdua berangkat dari Bandara Ngurah Rai menuju Bandara Soekarno-Hatta dengan pesawat Garuda nomor GA 423. Sekitar pukul 10.15 waktu Jakarta kami tiba dengan selamat di bandara Soekarno-Hatta. Sempat khawatir juga karena dalam perjalanan pesawat yang kami tumpangi sempat seperti mengalami turbulensi (ini pertama kali saya mengalaminya, saya hampir teriak karena kaget). Setelah mendarat dengan selamat di Jakarta, kami istirahat sebentar di bandara.
Melihat acara Rakor di Grand Ballroom Mall Taman Palem, Jl. Kamal Raya, Cengkareng, Jakarta, sepertinya tidak terlalu jauh. Maka kami memutuskan untuk menggunakan layanan Taxi untuk menuju lokasi. Sekitar 1 jam kemudian kami sudah tiba di lokasi Rakor dan acara diadakan di lantai 5, di sebuah ruangan besar yang mampu menampung lebih dari 1000 orang. Ketika tiba kami pun melihat sudah banyak undangan yang hadir dan tidak satu pun kami kenal. Maklum karena ini pertama kalinya kami mengikuti kegiatan Rakor LPSE mengingat LPSE STP Nusa Dua Bali baru dibentuk tahun ini, beberapa bulan yang lalu.
Kami melakukan registrasi dengan menyerahkan surat yang sudah kami print ketika melakukan konfirmasi beberapa hari lalu. Ketika melakukan registrasi kami baru mengetahui beberapa informasi diantaranya acara Pembukaan hari itu (Jumat) dilakukan di Grand Ballroom Mall Taman Palem, mulai siang itu hingga malam pukul 21.00. Lalu peserta akan menginap di hotel yang tempatnya bukan disana. Yang membuat kami agak kaget adalah karena ternyata saya dan rekan ditempatkan di hotel yang berbeda. Bukan hanya kamar berbeda tapi hotelnya juga berbeda.
Sekitar pukul 14.00 dimana sebelumnya peserta sudah disediakan makan siang, acara pembukaan pun dimulai. Ada berbagai acara diantaranya Laporan Ketua Panitia, sambutan dari ketua LKPP, Keynote Speech dari Wakil Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (PAN) dan Reformasi Birokrasi, Diskusi Panel, Launching SPSE V.4, Award dan lainnya. Beberapa acara yang menarik dalam rangkaian pembukaan ini diantaranya adalah pembagian Door Prize kepada LPSE yang beruntung. Selain itu yang menarik juga pemberian Award kepada LPSE yang berprestasi dalam beberapa hal seperti The Best Fasilitator of The Year, The Best Helpdesk Service of The Year, Top Hit LPSE, The Best Availibility Perfomance of The Year dan The Best Innovator. LPSE STP Nusa Dua Bali tentu tidak mendapat satu award pun, hehe. Jangankan award, masuk nominasi saja tidak. Maklum LPSE kami sangat kecil dan masih sangat muda. Dan terakhir yang tak kalah menarik ada sesi khusus dengan pembicara Bapak Onno W Purbo.
Rangkaian acara pembukaan pun selesai. Semua peserta menuju ke hotel masing-masing. Beruntung bagi saya pribadi ternyata berada di satu hotel dengan Bli PandeBaik yang mewakili LPSE Kabupaten Badung, seorang kawan di komunitas Bali Blogger yang sudah saya kenal sebelumnya. Saya mendapat bagian di hotel Grand Cempaka bersama sekitar 200 orang lainnya. Sementara yang lain berada di hotel berbeda. Total ada 5 hotel yang digunakan dan acara di hari kedua (Sabtu) akan diadakan di hotel masing-masing. Sekitar pukul 12.00 malam kami tiba di hotel Grand Cempaka sementara rekan saya berada di hotel lain. Dalam kondisi sebagian besar peserta sangat lelah karena belum istirahat dari pagi, proses check in di hotel sedikit terhambat. Entah bagaimana persiapan panitia sehingga proses check in menjadi agak lambat.
Masalah pembagian kamar juga ribet. Saya mendapat kamar nomor 301 bersama salah seorang peserta lain, sementara Bli PandeBaik di kamar 322 juga bersama seorang peserta lain. Maunya saya bertukar sehingga saya dan Bli PandeBaik bisa satu kamar. Tapi petugas di front office tidak mengijinkan, padahal panitia Rakor yang kami hubungi tadi siang sudah menyatakan boleh. Kami terima saja dulu dan akhirnya saya bisa sekamar dengan Bli PandeBaik karena peserta yang harusnya sekamar dengan Bli PandeBaik ternyata tidak nongol di hotel, entah karena apa.
Masalah rekan sekamar ini menjadi agak membebankan pikiran saya di awal karena sekamar dengan peserta yang sama sekali belum kita kenal sebelumnya tentu akan membutuhkan proses adaptasi lagi. Mungkin tujuan panitia agar antara satu peserta dengan lainnya bisa lebih saling kenal. Bukan saya tidak mau beradaptasi, tapi menurut saya ini bukan ide yang bagus untuk lebih mengenalkan antara satu peserta dengan lainnya. Karena tujuan kita di kamar hotel adalah istirahat dengan tenang setelah kegiatan yang begitu padat, bukan untuk beradaptasi. Selain itu masih banyak cara lain untuk mengakrabkan satu peserta dengan yang lainnya.
Yang kemudian menjadi masalah lagi adalah saya dan rekan yang berada di hotel yang berbeda, khususnya ketika check out nanti kami mesti ketemuan dulu sebelum menuju bandara. Semua ini mungkin bisa dijadikan evaluasi bagi panitia untuk kegiatan tahun depan. Karena bukan hanya saya, saya mendengar beberapa peserta lain juga ada yang mengeluh. Sekitar pukul 01.00 kami akhirnya sudah berada di kamar hotel. Karena berada sekamar dengan teman yang sudah saling kenal namun jarang bertemu langsung, tentu saja obrolan menjadi susah diselesaikan, hehe. Sekitar pukul 03.00 dini hari kami pun tertidur juga setelah ngobrol ngalor ngidul.
Esok paginya, kegiatan dilanjutkan di hotel masing-masing dimana peserta dibagi menjadi dua kelas. Saya dan Bli PandeBaik mengikuti kelas yang sama yaitu kelas B dengan materi diantaranya : SLA dan SOP; Pengantar ISO 9001; Review Pengembangan Aplikasi Pengaman Dokumen, OSD, SPAMKODOK; Pengembangan Perluasan Sistem Informasi Pengadaan; Government Resource Management System; Solusi dan Teknologi Mutakhir; Review Pengembangan Aplikasi Pendukung SPSE : Data Warehouse, Regional Smart Report dan Inaproc, TTS, dan Preview Pengembangan SPSE V.4; Pengenalan, Review dan Strategi Implementasi SPSE V.3.5
Semua materi yang disampaikan dari pagi hingga malam tersebut selalu mendapat respon yang bagus dari peserta, terbukti dengan banyaknya pertanyaan di setiap sesi yang diberikan. Saya sendiri banyak mendapat informasi tambahan terkait dengan LPSE. Informasi-informasi tersebut sangat berguna bagi saya yang bisa dikatakan merupakan orang baru dalam dunia LPSE. Informasi seperti masalah SOP, bagaimana dan apa itu ISO. Juga tentang gambaran tentang aplikasi SPSE V.3.5 yang konon sudah digunakan oleh sebagian LPSE yang ada dimana LPSE STP Nusa Dua Bali masih menggunakan SPSE V.3.2.5, khususnya tentang aplikasi pengaman dokumen SPAMKODOK yang merupakan pengganti aplikasi Appendo di versi sebelumnya. Juga tentang data warehouse yang kalau tidak salah merupakan kumpulan dari database seluruh LPSE di Indonesia. Terakhir juga tentang aplikasi SPSE V.4 yang sudah dilaunching dan direncanakan akan mulai digunakan tahun depan. Selesai acara hari kedua (Sabtu) kami beristirahat lagi di hotel malam itu.
Hari terakhir (Minggu) adalah acara jalan santai di sekitaran Monas. Semua peserta dari masing-masing hotel diajak menuju monas menggunakan bus. Selesai jalan santai acara dilanjutkan dengan Deklarasi Pengadaan Bersih dan pembagian Door Prize lagi. Dan terakhir akhirnya seluruh rangkain acara ditutup di Monas. Selanjutnya peserta diantar kembali ke masing-masing hotel untuk check out dan pulang. Saya dan rekan sudah merencakan dimana rekan saya pagi hari sebelum ke Monas sudah check out di hotelnya, lalu setelah bertemu di Monas akan saya ajak bersama ke hotel tempat saya. Jadi kami tidak perlu saling ketemuan lagi.
Tapi ternyata rencana saya agak meleset karena bus yang menjemput saya untuk kembali hotel Grand Cempaka datang duluan sementara rekan saya masih menunggu barangnya yang dititipkan di busnya. Akhirnya saya kembali ke hotel duluan dan rekan saya belakangan datang menggunakan taxi. Sekali lagi perbedaan hotel tempat menginap ini menjadi sedikit kendala bagi kami dan juga beberapa peserta lainnya. Tapi syukurlah semua berjalan lancar karena waktu yang tersedia di hari terakhir cukup lowong. Di hotel sebelum check out kami masih sempat mandi dan berganti pakaian karena pesawat kami berangkat pukul 17.00.
Kami lalu check out dan berpisah dengan Bli PandeBaik yang sudah dijemput dengan rekan-rekannya. Sebelum menuju hotel, kami rencana ke Mangga Dua untuk sekedar membeli oleh-oleh mumpung masih ada banyak waktu. Tapi oleh sopir taxi Blue Bird yang kami tumpangi kami disarankan untuk berbelanja di ITC Cempaka Mas saja yang letaknya hanya beberapa menit dari hotel, kami pun setuju. Sekitar 1 jam belanja dan membeli oleh-oleh serta makan siang, kami langsung menuju bandara Soekarno Hatta.
Waktu masih banyak namun kami memutuskan untuk istirahat di ruang tunggu bandara saja sambil menunggu pesawat berangkat. Sekitar 2 jam di bandara akhirnya kami berangkat juga ke Bali dan ternyata kami satu pesawat dengan Bli PandeBaik dan rekan-rekannya dari LPSE Kabupaten Badung. Juga dengan rekan-rekan dari LPSE Kota Denpasar dan yang lainnya.
Kami tiba Minggu malam di Bali dengan selamat. Selesai sudah semua rangkaian kegiatan Pertemuan Koordinasi ke-8 LPSE Nasional tahun 2012 yang diadakan oleh LKPP. Banyak “bekal” yang kami bawa untuk menjalankan LPSE ke depan. Diantaranya tentang berbagai perangkat yang kami butuhkan untuk menjalankan tugas sebagai tim LPSE STP Nusa Dua Bali seperti saran dari Bli PandeBaik. Juga tentang berbagai kegiatan yang sebaiknya kami rencanakan untuk tahun depan diantaranya mengikuti kegiatan TOT (pelatihan) lagi di Jakarta karena diantara tim LPSE STP Nusa Dua Bali saat ini hanya saya (admin agency) dan salah satu rekan lain (Admin PPE) yang pernah mengikuti TOT. Sementara yang lainnya termasuk Ketua LPSE kami belum pernah mengikuti TOT.
Yah, sekian yang bisa saya tuliskan kegiatan Rakor LPSE yang saya ikuti.