Curhat : Pelatihan Email

November 16th, 2010 by imadewira Leave a reply »

Catatan : tulisan ini relatif panjang, jika anda sedang terburu-buru silahkan mampir di lain waktu.

Sebenarnya saya sedikit ragu untuk menuliskan hal ini di dalam blog karena takut dikatakan terlalu membesar-besarkan hal yang sebenarnya sepele. Tapi tak apalah, daripada cuma saya pendam di hati lebih baik saya curahkan saja di blog sehingga rasanya lebih plong, jadi begini ceritanya.

Semua berawal ketika saya meng-upload foto-foto kegiatan yang diadakan di STP Nusa Dua Bali (tempat saya mengabdi sebagai abdi negara), dimana saya menjadi salah satu panitia (instruktur). Kegiatan itu adalah kegiatan pelatihan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yaitu pelatihan menggunakan email. Nah, topik inti kegiatan inilah yang membuat beberapa teman saya di Facebook sepertinya mengernyitkan dahi.

“Email?, yang benar saja?”

Begitulah kira-kira komentar mereka. Saya bukannya marah atau bagaimana, saya biasa saja tetapi jujur saja ada sedikit rasa heran di hati saya. Ya, saya heran dengan keheranan mereka. Tapi saya maklum karena teman saya itu sangat mungkin tidak mengetahui bagaimana situasi dan kondisi serta latar belakang hingga akhirnya diadakan pelatihan TIK – menggunakan email tersebut. Jadi dalam kesempatan ini saya ingin sedikit menceritakan awal kisahnya.

Disini, beberapa bulan yang lalu semua komunikasi di kampus masih lebih dominan menggunakan cara konvensional seperti berkirim surat, memo, pengumuman dan hal-hal lainnya masih menggunakan kertas. Teknologi email yang sudah ada sejak sekian tahun lalu belum dimanfaatkan dengan maksimal, kalaupun ada itu mungkin di beberapa kalangan tertentu yang memang sudah terbiasa dengan email.

Kemudian seorang senior saya yang kini duduk menjadi salah satu pejabat di bagian akademik mulai lebih memaksimalkan penggunaan email, sebut saja namanya Pak D. Pak D sedikit demi sedikit mendata data alamat email para dosen yang ada setiap Program Studi, Pak D juga mulai mewajibkan setiap dosen memiliki email karena semua informasi untuk mereka akan dikirimkan ke email. Hingga kemudian semua alamat email dosen sudah tercatat oleh Pak D.

Komunikasi pun menjadi lebih lancar. Pak D selanjutnya bukan hanya mengirimkan informasi yang berkaitan dengan dosen, tetapi semua informasi pengumuman, informasi kegiatan dan segala sesuatu dikirimkan lewat email. Pak D sangat rajin “menyobek pengumuman” yang tertempel di papan pengumuman, kemudian disalin dan disebarkan via email.

Pro dan kontra pun sempat terjadi, banyak yang mendukung “gebrakan” Pak D yang sebenarnya bukan “pejabat besar” di STP Nusa Dua Bali tetapi mampu melakukan hal yang “besar” khususnya di bidang teknologi informasi. Namun mungkin ada juga yang sinis dan menganggap Pak D seperti hanya mencari muka. Tapi Pak D cuek saja dan tetap meneruskan apa yang dianggapnya benar. Sebenarnya bisa saja Pak D tidak melakukan hal itu karena sebenarnya bukan tugasnya, tapi saya tahu Pak D, beliau lebih suka melakukan hal yang “kecil” tapi bermanfaat “besar”, daripada hanya “angkaban barong somi“.

Saya cukup sering mengobrol dengan Pak D, jujur saja saya suka dan salut dengan apa yang dilakukannya. Ide-ide nya sangat sederhana tapi menurut saya sangat jenius. Saya sendiri juga sudah menyelesaikan 2 buah sistem informasi yang sederhana tapi dijamin memiliki manfaat yang maksimal, saya membuatnya berdasarkan permintaan Pak D. Bahkan saat ini saya sedang mengerjakan dua buah sistem informasi lagi yang juga sederhana tapi sesuai dengan kebutuhan.

Salah satunya sebuah program berbasis web yang akan ditempatkan di Resepsionis Rektorat STP Nusa Dua Bali. Selama ini pekerjaan Resepsionis dan Operator masih manual, sehingga ketika ada yang mencari informasi seperti nomor telepon dosen atau pegawai, informasi kegiatan (seminar, pertemuan, dll) yang ada di STP Nusa Dua Bali, informasi nama atau alamat pejabat di STP Nusa Dua dan Kementerian maka Resepsionis dan Operator sedikit kerepotan.

Hal seperti itulah yang membuat lembaga pemerintah semakin terkesan lambat dan berbelit-belit ketika memberikan informasi. Program yang saya buat sebenarnya sangat sederhana, tetapi saya dan Pak D yakin program ini bisa membantu mereka yang membutuhkan informasi tersebut. Jadi tidak ada lagi kesan lambat dalam pelayanan untuk umum di STP Nusa Dua Bali dan juga menjadi salah satu langkah mewujudkan center of excellence yang selama ini didengungkan oleh STP Nusa Dua Bali. Bahkan dengan sedikit ijin dari “yang berwenang” maka program ini bisa saja di-online-kan menjadi salah satu sub domain pada website STP Nusa Dua Bali.

Kembali lagi ke topik email diatas. Pak D ingin lebih memaksimalkan lagi penggunaan email di STP Nusa Dua Bali. Selama ini yang mampu menggunakan teknologi di internet hanyalah para dosen, pejabat dan beberapa pegawai yang memang melek teknologi. Pak D ingin agar semua pegawai tanpa terkecuali mampu menggunakan email.

Mendengar ide tersebut saya mengusulkan bagaimana kalau diadakan pelatihan bagi para pegawai tersebut, mulai dari cleaning service, sopir, tukang kebun hingga staf maintenance. Apalagi fasilitas lab komputer serta koneksi internet sudah tersedia dengan baik, kita hanya butuh pesertanya. Saya menyanggupi menjadi instruktur bahkan tanpa bayaran sama sekali.

Saya dan Pak D pun mulai merancang kegiatan tersebut. Saya menyiapkan materi pelatihan serta draft proposal, Pak D lalu menyempurnakan lagi proposal tersebut. Sebenarnya tanpa dana pun kegiatan ini bisa berjalan, tetapi agar lebih terencana dan diketahui oleh ketua STP Nusa Dua Bali, maka Pak D dan saya pun membuat proposal tersebut. Susah payah bisa dikatakan Pak D sendirian mengurus dan melobi agar kegiatan ini bisa dilaksanakan.

Semua hambatan akhirnya bisa dilalui, walaupun sempat mundur seminggu kegiatan ini akhirnya bisa dimulai tanggal 5 Nopember yang lalu. Bahkan ketua STP Nusa Dua Bali langsung hadir di hari pertama dan membuka pelatihan ini. Pertemuan pertama berjalan dengan lancar.

Peserta pelatihan berjumlah 27 orang, mereka mewakili masing-masing Program Studi dan setiap bagian diambil 1 orang seperti sopir, maintenance, staf perpustakaan dan lain-lain. Di bagian awal saya menjelaskan materi pengenalan internet secara umum. Pak D kemudian melanjutkan menjelaskan step by step penggunaan email secara langsung.

Saya dan Pak D sepakat untuk tidak mengajarkan cara membuat email, tapi saya sendiri yang membuatkan 27 email account di Yahoo! Mail untuk digunakan oleh peserta. Karena kami yakin jika diajarkan cara membuat email account, maka peserta yang umumnya tidak familiar dengan komputer pasti langsung “takut dan kapok”. Jadi peserta langsung diajarkan menggunakan email yang sudah saya buatkan.

Pertemuan pertama berjalan lancar, Pak D rupanya sangat mahir menjelaskan kepada para peserta yang rata-rata sudah “berumur” serta tidak familiar dengan keyboard. Pak D menjelaskan dengan sangat pelan serta banyak memberikan analogi dalam kehidupan nyata sehingga para peserta lebih paham konsep email tersebut.

Saya akui cara Pak D ini ternyata manjur, terbukti di pertemuan kedua kemarin banyak pegawai yang bukan peserta datang dan ingin ikut pelatihan. Ini karena dari mulut ke mulut mereka mendengar pelatihan email sangat mengasikkan. Padahal konon sebelum-sebelumnya mereka terkesan malas mengikuti kegiatan semacam ini karena isi pelatihan yang tidak jelas serta tidak berkelanjutan.

Jadi pelatihan ini diadakan setiap hari Jumat selama 7 kali. Tetapi peserta diwajibkan membuka email setiap hari dan ternyata semua berjalan lancar. Saat ini hampir semua pegawai yang mengikuti pelatihan mampu menggunakan email dengan baik. Setiap hari saya dan Pak D berkirim email dengan para peserta. Komunikasi pun menjadi lebih lancar dan terstruktur.

Di pertemuan kedua kemarin peserta sudah mampu mencatat Contact dan membuat Category di kontak mereka. Selanjutnya peserta akan diajarkan bagaimana mengirim attachment dan juga men-download attachment bahkan kalau bisa hingga membuat Filter di email.

Jadi, begitulah ceritanya hingga diadakan pelatihan menggunakan email di STP Nusa Dua Bali. Selanjutnya jika pelatihan ini sukses, saya dan Pak D sudah merencanakan akan mengadakan pelatihan lagi, mungkin tentang Microsoft Word dan Excel atau materi lainnya. Semoga saja apa yang kami lakukan ini memberikan manfaat bagi semuanya.

Bukan bermaksud sombong atau sok, tapi inilah yang bisa kami lakukan sebagai abdi negara. Saya juga tidak bermaksud mengecilkan arti teman-teman lainnya khususnya di bagian Unit Komputer karena mereka juga berperan dalam pelaksanaan kegiatan ini, dan semoga kegiatan ini bisa berjalan terus dan sukses serta didukung oleh semua pihak.

Baca Juga:

Ingin berlangganan artikel dari blog ini?

Ya, setiap artikel di blog ini akan dikirimkan secara gratis ke email anda. Cukup masukkan alamat email anda pada kotak di bawah ini :


Jangan lupa, cek email anda lalu klik link aktivasi yang dikirimkan ke email anda.

26 comments

  1. Saya mendukung internetisasi di semua instansi pemerintahan, kampus, dan lembaga lain. Ndak cuma untuk hubungan internal tapi juga eksternal. Lebih hemat kertas dan tempat.

    Kalau hemat waktu, hmmm…, saya blum yakin mengingat kecepatan koneksi internet di negeri ini masih standar bawah. Hehe!

    Tapi ndak ada kata terlambat untuk belajar dan maju.

  2. Sugeng says:

    Salut pak dengan semua gebrakannya, semoga semua satff dan pegawai disana sudah familier dengan email dan internet. Dan bukan hanya bisa nya cuma buka facebook :lol: btw, aku sendiri masalah email hanya bisanya yang basic saja pak. Kalau tentang yang lain nya aku gak mengerti.
    Salam hangat serta jabat erat selalu dari Tabanan
    Sugeng´s last blog post ..Berbagi ilmu itu Tidak Akan Merugi

  3. Salut aku mas.. memang seharusnya begitu. Kalau bisa ditingkatkan mutu kerja kenapa harus tidak?
    Aku benar2x salut mas.. Masih ada ternyata abdi negara yang ingin meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.
    lowongan kerja´s last blog post ..GE Vacancy Market Development Manager in Balikpapan

  4. Amin says:

    Meskipun budaya TIK sudah mewabah namun ada juga dari kalangan pendidikan yang belum tahu cara membuat e-mail. Ini kenyataan, baru saja tadi saya diminta temen untuk memberi tahu cara membuatnya. Dalam hati, kok masih ada ya orang yang belum tahu tentang e-mail pada zaman sekarang.

  5. klo jaman sekarang, disaat banyak orang sudah kecanduan maen poker, seseorang bisa memiliki email ampe seratus lebih hanya untuk membuat banyak account faceboook guna mengambil chifnya aja, ya emainya pasti mubadzir dech :D hehehe

  6. PanDe Baik says:

    Ayo Wir, usulkan unit LPSE untuk Pengadaan Barang/Jasa di kampus tsb… di Badung sedari 2 minggu lalu, kami sudah melatih SDM yang kami miliki, untuk persiapan Pelelangan 2011…
    PanDe Baik´s last blog post ..BerBagi TRIK 16 Candles- School Night- OverShared- MayorShip dan Groupie

  7. menggunakan email berarti juga menghemat penggunaan kertas :D
    waroeng ubuntu´s last blog post ..Tutorial Rhythmbox

  8. mampir bli wira… mau dong ikut pelatihan email.. posisi dimana?
    game java gratis´s last blog post ..cara mudah pasang script jcms di wapsite xtgem

  9. bolehngeblog says:

    email sekarang (katanya) sudah tereliminasi oleh facebook ya?
    bolehngeblog´s last blog post ..Mencari Model Pendidikan Karakter

  10. Zippy says:

    Kalo soal email, saya sendiri gak heran mas, pasalnya di tempat saya juga banyak yang tidak tau bagaimana cara menggunakan dan memanfaatkan email.
    Padahal, kenyataannya penggunaan email sangat penting.
    Bagus mas kegiatannya :)
    Zippy´s last blog post ..Aku Tertipu- Aku Terjebak

  11. zee says:

    Saya jadi ingat cerita teman saya yang baru masuk jd PNS.

    Dulunya dia karyawan kontrak di kantor kami. Dia bilang, teman2nya di kantor itu ‘so last year’ banget. Buat report standar di excel saja tidak bisa, ada internet pun yg dibuka itu-2 saja, spt gak tahu bgmn mencari situs lain yg bermanfaat.
    Yah saya rasa internet masuk kantor pemerintah itu wajib, biar gak malu klo meeting dgn org swasta.

    • imadewira says:

      @zee,
      memang yang sudah setengah baya agak sulit mengikuti perkembangan teknologi informasi, butuh teknik khusus untuk membuat mereka lebih melek dengan teknologi informasi.

  12. Cahya says:

    Saya setuju jika penggunaan email digiatkan (karena kita tidak semuanya punya PIN BB, he he). Saya sendiri lebih memilih jalur komunikasi via email daripada media lain.

Leave a Reply

CommentLuv badge